Dzień ślubu to dla wielu par jeden z najważniejszych momentów w życiu. Nic dziwnego, że coraz więcej osób decyduje się na skorzystanie z pomocy profesjonalnej wedding plannerki, aby zmniejszyć stres związany z przygotowaniami. Karolina Piekara, założycielka marki Bride Side Wedding Planner, wspiera narzeczonych w realizacji ich ślubnych marzeń. Jak wygląda współpraca z wedding plannerką, w czym może pomóc młodej parze, czy podążanie za trendami komplikuje organizację tego wydarzenia, a także jakie są obecnie koszty organizacji wesela?
Zapowiedz siebie!
Mam na imię Karolina i jestem właścicielką agencji ślubnej Bride Side Wedding Planner. Organizacją wesel zajmuję się od ponad sześciu lat, a przez ten czas zorganizowałam ponad pięćdziesiąt przyjęć, co daje mi już spore doświadczenie. Prywatnie mieszkam w Krakowie, jestem szczęśliwą żoną i mamą. Uwielbiam kuchnię włoską, a przez wiele lat zajmowałam się śpiewem, dlatego żartuję, że jeśli na weselu zabraknie prądu albo pojawi się jakiś problem z zespołem, mogłabym spokojnie uratować sytuację. (śmiech)
Co spowodowało, że rozpoczęłaś pracę jako wedding plannerka?
Wcześniej pracowałam w korporacji. Pamiętam, jak weszłam tam po raz pierwszy – było to jakieś osiem czy nawet dziewięć lat temu. Gdy zobaczyłam open space, pomyślałam: „O Boże, ja mam tu pracować?”. To był dla mnie szok! Wydawało mi się kiedyś, że „nine to five job” będzie dla mnie idealna: od poniedziałku do piątku, wychodzisz o 17:00 i masz wolną głowę. Ale, po pierwsze, wcale tak to nie wygląda – w dużej mierze zależy to od osobowości, a tak czy inaczej, przynosi się tę pracę do domu, niezależnie od tego, czym się zajmujesz. Po drugie, pamiętam, że ta przestrzeń mnie przytłoczyła. Już wtedy myślałam o tym, że chciałabym robić coś własnego, chociaż nie wiedziałam, w jakim kierunku pójdę.
Kilka lat temu zdarzyła się sytuacja, która to zmieniła. Jechaliśmy ze znajomymi na wesele, a kolega powiedział mi: „Moja siostra miała na weselu wedding plannerkę, a Ty jesteś poukładana i lubisz organizację, więc może to coś dla Ciebie”. To było jakieś dziesięć lat temu, kiedy ten zawód w Polsce dopiero raczkował. Był to pierwszy moment, gdy ktoś zaszczepił we mnie ten pomysł.
W końcu spotkałam koleżankę, która zaczynała swoją karierę jako wedding plannerka. Zaproponowała, żebym jej pomagała, dzięki czemu mogłam sprawdzić, czy to coś dla mnie. Kolejnym krokiem było szkolenie, a potem poszło już gładko. To było w 2017 roku. Pojawili się pierwsi klienci, zorganizowałam pierwsze wesele. Potem przyszedł COVID, więc nie było łatwo, ale mimo wszystko udało się rozkręcić działalność i teraz jest to moja pełnoetatowa praca.
W czym tak naprawdę, podczas organizacji wesela, może pomóc wedding plannerka?
Wedding plannerka może zająć się niemal wszystkim, jednak są pewne kwestie, które leżą w gestii pary młodej. Mogłabym zrobić wszystko za klienta, gdyby powiedział: „Rób, jak uważasz, oto budżet, masz dostęp do konta”. Niemniej jednak, nawet wtedy potrzebowałabym listy gości i ich adresów mailowych, więc nie można powiedzieć, że wedding planner zajmie się absolutnie wszystkim – choćby minimalna współpraca zawsze będzie konieczna. Generalnie, wedding plannerka pomaga w kompleksowej organizacji wesela: od wyszukiwania podwykonawców, przez znalezienie odpowiedniego miejsca na przyjęcie, po koordynację całej komunikacji z podwykonawcami, co dla pary młodej jest ogromnym odciążeniem.
Inną ważną rolą jest obecność w dniu ślubu: przygotowanie planu dnia, dopilnowanie, aby wszystko przebiegało zgodnie z ustaleniami oraz czuwanie nad sprawną komunikacją. Przykładowo, dzięki temu panna młoda nie musi nagle odbierać telefonu od DJ-a, który nie wie, gdzie się ustawić, bo wszystko jest z góry zaplanowane, a jeśli coś się zmienia, to jestem na miejscu, by reagować. Podsumowując, oprócz doboru podwykonawców, wsparcia przy podejmowaniu decyzji, czy koordynacji komunikacji, wedding plannerka jest obecna w dniu ślubu, czuwając nad każdym detalem. Dzięki temu para młoda może skupić się na zabawie i celebrowaniu swojego dnia, zamiast martwić się o to, czy wszystko przebiega zgodnie z planem.
Na jaki czas podejmuje się współpracę z wedding plannerką?
W polskich realiach najczęściej planowanie wesela zaczyna się na około rok przed wydarzeniem, co uważam za wystarczający czas na spokojną organizację. Oczywiście można to zrobić szybciej, jednak są sale bardzo oblegane, zwłaszcza jeśli chodzi o soboty. W takich przypadkach rezerwację warto zrobić nawet dwa lata wcześniej. Ogólnie rzecz biorąc, półtora roku do roku to idealny czas na zaplanowanie wszystkiego, natomiast jeśli para jest elastyczna co do terminu i może rozważyć inne dni tygodnia, to często można zorganizować wesele w krótszym czasie. Miałam na przykład wesele przygotowane w pół roku, które było świetnie zorganizowane, z doskonałymi usługodawcami. Czasem zdarzają się takie „złote strzały”, gdy świetny usługodawca jest dostępny akurat w wymaganym terminie. Podsumowując, rok to najczęściej idealny czas na spokojne dopięcie wszystkich szczegółów.
Czy soboty nadal są tak pożądane na ślub, czy pary otwierają się na inne dni tygodnia?
W Krakowie i okolicach są rzeczywiście miejsca, które w sezonie wakacyjnym na sobotnie wesela trzeba rezerwować ponad dwa lata wcześniej. Ale jest też wiele świetnych lokalizacji, gdzie jest większa dostępność i elastyczność. Sobota nadal jest najbardziej pożądanym dniem na ślub, ale zauważalnie rośnie zainteresowanie innymi dniami tygodnia.
Duże czy małe wesela? A może sam ślub? Zauważasz jakieś prawidłowości w tym temacie?
Większość przyjęć weselnych, które organizuję, jest raczej kameralna. Zauważam jednak, że wesela stają się mniejsze i bardziej selektywne. Teraz najczęściej spotykam się z weselami na ok. 80-100 osób. Moi klienci to często osoby samodzielnie finansujące wesele i podchodzące do listy gości bardziej wybiórczo. Trochę też zmieniło się tradycyjne podejście, bo kiedyś zapraszało się szeroką rodzinę – ciocie, dalekie kuzynostwo itd., a obecnie liczba gości rzeczywiście ulega zmianie. Oprócz tego coraz więcej osób bierze ślub po trzydziestce, co również wpływa na bardziej świadome podejście do listy gości i stylu przyjęcia.
Z jakimi kosztami obecnie wiąże się organizacja takiego wydarzenia?
To pytanie zapewne wzbudzi dużo zainteresowania (śmiech). Zawsze powtarzam, że wszystko można zrobić taniej, bo wiadomo, w górę nie ma żadnych limitów. Jeśli jednak mówimy o weselu, które zostałoby zorganizowane w salach weselnych z takiej średniej lub trochę wyższej półki, na około 100 gości, za przyjęcie trzeba zapłacić w okolicy 120-130 tys. złotych. Będzie ładnie, smacznie, ale bez przepychu. Myśląc więc o przyjęciu weselnym, jest to kwota, którą trzeba mieć z tyłu głowy.
Czy coraz więcej osób decyduje się na ślub w plenerze? Które śluby wolisz organizować?
Na pewno jest mi łatwiej, gdy wszystko odbywa się w jednym miejscu. W sytuacji, gdy trzeba dojechać do kościoła, a potem wrócić, na drodze mogą zdarzyć się różne nieprzewidziane sytuacje – jest to pewien czynnik ryzyka. Natomiast, gdy wszystko jest w jednym miejscu, zyskujemy czas, mamy większy komfort przygotowań. Planowanie wygląda wtedy zupełnie inaczej. W tym sezonie miałam dużo ślubów kościelnych, mimo że obecnie częściej odbywają się śluby cywilne, w plenerze. Na pewno jest je łatwiej zorganizować pod kątem logistyki. Co prawda, nie mamy wtedy wpływu na pogodę i zawsze trzeba mieć plan „B”, natomiast w kościele, nawet gdy pada, jesteśmy bezpieczni.
Co sprawia Ci największą trudność w Twojej pracy?
Zdarzają się pary młode, które bardzo chcą mieć kontrolę nad wszystkim. Jest to zapewne kwestia charakteru lub osobowości, ale dla mnie jako wedding plannerki jest to duże utrudnienie. Jestem, aby im pomóc w tym dniu, a mimo to zdarza się, że np. na własną rękę czegoś szukają. Współpracowałam kiedyś z panną młodą, która mnie sprawdzała. Uważam, że relacja między wedding plannerką a parą młodą powinna opierać się na zaufaniu. Jeśli ktoś powierza mi organizację własnego wesela, to oczywiście musi obdarzyć mnie dużą dozą zaufania, aby współpraca przebiegała pomyślnie. Dlatego zanim podpiszę umowę, spotykam się z potencjalnymi klientami – po to, aby oni mogli mnie poznać, ale także, aby ja mogła ich poznać. Relacja musi być obopólna, tym bardziej że często zaczyna się na dwa lata przed ślubem, więc jesteśmy w kontakcie, czasem mniejszym, czasem większym, ale to są dwa lata znajomości. Staram się poświęcać parom młodym jak najwięcej czasu. Uważam, że moje relacje z parą młodą są bliskie, bo zależy mi na moich klientach.
Sytuacje, w których ktoś nie pozwala mi swobodnie pracować, bo próbuje mnie wyprzedzać, bywają dla mnie trudne. Na przykład: przychodzi mail, ja mam różne priorytety, więc odpisuję na drugi dzień, bo wesele jest dopiero za rok, a ktoś już zdążył odpisać samodzielnie. To tworzy komunikacyjne zamieszanie, które jest dla mnie problematyczne. Zadaję sobie wtedy pytanie, czy taka osoba jest niezadowolona z mojej pracy, czy może po prostu wynika to z jej osobowości i potrzeby kontroli. To właśnie tego rodzaju sytuacje stanowią dla mnie największe wyzwanie.
Na co najczęściej, podczas organizacji wesela, para młoda zwraca uwagę?
Najlepiej, gdy dla par najważniejszy jest sam fakt, że się pobierają, że to ma być piękny dzień, który mają przeżyć jak najlepiej. I ogromna większość moich klientów właśnie tak do tego podchodzi, bo właśnie po to zatrudnia się wedding plannerkę. Widzę jednak bardzo duży wpływ Instagrama. Pary są coraz bardziej świadome tego, jak chcą uwieczniać dzień ślubu. Czasem dostaję listę ujęć czy rolek do nagrania. Na pewno pary przykładają coraz większą wagę do kwestii wizualnych. Dużą rolę odgrywa wybór podwykonawców, sali – to bardzo istotne, bo decyduje o stylu przyjęcia i jego ogólnym wyglądzie. Tu też widać duży wpływ Instagrama. Czasami myślę, że pary aż za mocno się na tym skupiają, ponieważ widzą tysiące rolek na Instagramie z poradami i mogą poczuć presję: „Muszę zrobić to, nie mogę zrobić tamtego…” W efekcie zamiast poczuć się pewniej, pary bywają coraz bardziej zagubione. Widząc liczbę rzeczy, które mogą nie pójść zgodnie z planem, można się zestresować – a przecież nie o to w tym wszystkim chodzi.
Czyli myślisz, że takie podążanie za trendami, komplikuje przygotowania parze młodej?
Wpływ social mediów na dzisiejszy świat jest ogromny. Gdy brałam ślub pięć lat temu, moje główne inspiracje pochodziły z Pinteresta, a teraz to Instagram jest głównym źródłem pomysłów. Niestety mam wrażenie, że zamiast pomóc, pary często czują się przez te wszystkie porady jeszcze bardziej zagubione. W efekcie obraz branży ślubnej bywa czasem wykrzywiony – pojawiają się szydercze rolki o tym, że za wszystko trzeba dopłacać. Oczywiście, jest w tym część prawdy i nie chcę tego negować. Z drugiej strony, ktoś ogląda filmy o tysiącu pytań do wynajmującego salę weselną i czyta, że powinno się pytać o takie rzeczy, jak wywóz śmieci i nagle myśli: „Jeśli o to wszystko trzeba dbać, to chyba nie chcę tego ślubu, bo to jeden wielki przekręt”. Takie treści są tworzone, by się klikały.
Jak znaleźć dobrą wedding plannerkę?
Po pierwsze, umów się na spotkanie. Czasami ktoś może mieć świetne portfolio i doskonałe rekomendacje, ale gdy się z nim spotkasz, coś nie zaskoczy – i potem przez rok będzie trudno się z nim współpracowało. Po drugie, zapytaj o portfolio i referencje. Moim potencjalnym klientom daję możliwość skontaktowania się z parami, z którymi wcześniej pracowałam, aby mogli zapytać, jak to wyglądało od kuchni – to bardzo pomocna opcja. Dobrze też sprawdzić, czy podwykonawca jest aktywny zawodowo, np. na Instagramie. Gdy szukam podwykonawców do swojej bazy i widzę, że fotograf od roku nie zamieścił zdjęcia, zapala mi się czerwona lampka. Nie chodzi o codzienne posty, ale przynajmniej o ślad, że faktycznie pracuje – nawet Stories z realizacji.
Jak to jest być częścią czyjegoś najważniejszego dnia w życiu?
Kocham to, co robię! Ten zawód przynosi ogromną satysfakcję, zwłaszcza gdy wszystko idzie zgodnie z planem. Moment, gdy para młoda podchodzi, przytula się i mówi, że są przeszczęśliwi, wynagradza cały trud i stres. Czuję ogromną odpowiedzialność za każdy szczegół, ale widok szczęśliwej pary i zadowolonych gości jest po prostu bezcenny. W tej pracy są skrajne emocje – od stresu i zmęczenia po euforię. A gdy później otrzymuję referencje czy opinie, czuję się naprawdę doceniona.
Chciałabyś na koniec przekazać coś naszym Czytelniczkom i Czytelnikom?
Chciałabym przekazać, że jeśli organizujesz wesele samodzielnie lub z pomocą wedding plannera, w dniu ślubu po prostu odpuść. Skup się na tym, co się dzieje. Machina już ruszyła, wszystko jest w toku, więc warto złapać dystans i cieszyć się chwilą, bo drugiego takiego dnia już nie przeżyjesz. Jesteś tu i teraz, a jeśli coś pójdzie nie tak, na przykład zrobisz obcasem dziurę w trenie czy pomylisz kroki podczas pierwszego tańca, masz do wyboru: możesz się złościć lub obrócić to w żart i bawić się tym dniem. Takich sytuacji jest mnóstwo. Od tego, jak podejdziesz do tych drobnych problemów, zależy, jakie wspomnienia zostaną w Twojej pamięci. Goście wyczuwają, jak się czujecie. Jeśli dobrze się bawicie, to będzie fajna impreza, a oni pójdą za Wami. Z kolei jeśli widać napięcie i stres pary młodej, to również przenosi się to na gości. Po prostu cieszcie się tym dniem!
Zapraszamy Was do odwiedzenia strony internetowej i Instagrama Bride Side Wedding.